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Tail Spend Management

Mit Tail Spend Management Einkaufskosten minimieren

Mit Tail Spend Management ist die Segmentierung bzw. Spezialisierung des Beschaffungsvolumens gemeint. Denn günstige Preise erhöhen bekanntlich die Einkaufskosten, so etwa bei der Beschaffung von c-Teilen, die nicht direkt die Produktion eines Betriebes oder Unternehmens betreffen oder für diese benötigt werden. Gerade kleine Bestellungen gehen oft an viele verschiedene Lieferanten. In einigen Firmen steigt so der Anteil indirekter Güter extrem an, beispielsweise im produzierenden Gewerbe. Der unvermeidliche Effekt: Der Arbeitsaufwand bei der Beschaffung steigt, wenig bis gar keine Transparenz in der tatsächlichen Bedarfsstruktur ist vorhanden. Die Gefahr der verborgenen Preise und Kosten steigt erheblich an. Dabei zählt dieser Prozess nicht zu den Hauptaufgaben der Beschaffungsabteilungen. So entsteht ein Mehraufwand in der Beschaffung, der Zeitaufwand ist oft zu hoch, um den kostengünstigsten Artikel sowie den preiswertesten Anbieter zu finden.

Verbesserung des Tail Spend Managements – nicht-ökonomische Kosten reduzieren

Mit einer Auslagerung der Beschaffung von c-Teilen und einer Verbesserung des Tail Spend Managements werden im Beschaffungsbereich effektive Einkaufsprozesse notwendig und Prozessvorteile bei einer elektronischen Abwicklung in den Beschaffungen von Artikeln, etwa c-Teilen, angestoßen. Hierbei ist eine Unterscheidung zwischen a-, b- und c-Teilen wichtig. Der Einkäufer aus der Beschaffungsabteilung kann sich um Materialien für Produktion oder andere Bereiche kümmern, während sich die auf c-Teile spezialisierten Unternehmen den Dienstleistungen oder Produkten, Werkzeugen oder Bürobedarf, c-Teilen, annehmen. Der Anteil von nicht für die Produktion benötigten Materialien oder auch Dienstleistungen beläuft sich zwischen 20 bis 40 Prozent. Mit der Methode des Tail Spend Managements wird dieser Anteil erheblich gesenkt.

Innovative Beschaffungskonzepte als Ansatz zum erfolgreichen Tail Spend Management

Das Tail Spend Management unterteilt im Beschaffungssegment strategisch die unterschiedlichen Warengruppen. Eine mögliche Aufteilung sieht beispielsweise wie folgt aus: Segment 1 sind hochpreisige Beschaffungsobjekte, für Segment 2 existiert kein gezieltes Lieferantenmanagement bzw. es umfasst höherpreisige Beschaffungsobjekte, die unter Nichtnutzung von existierenden Verträgen beschafft werden. Das dritte Segment betrifft Einmalaufwände für eine Vielzahl von Lieferanten und Segment 4 sind Aufwände von Kleinstbeträgen für eine große Lieferantenvielfalt. Hauptsächlich für die Segmente 3 und 4 bietet sich das Tail Spend Management an. Hierbei wird entschieden, in welchem Umfang Verbesserungen im Beschaffungsprozess möglich sind. Das bedeutet, dass bei der Beschaffung etwa ein Lieferant völlig ausreichend ist, Lösungen kurzfristig etabliert und Prozessabläufe generiert werden können. Hierbei sind Plattformen wie Mercateo besonders geeignet, um Bündelungseffekte zu schaffen.
Positive Effekte des Tail Spend Managements sind gezielt gesteuerte Lieferantenbedingungen, Erhöhung der Versorgungsicherheit, eine effektive Optimierung und Bündelung von Rahmenverträgen sowie „on demand“-Lösungen für Einmalbedarfe.